FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN I VESTJYLLAND KREDS
§ 1 KONSTITUERING OG ARKIV
Umiddelbart efter afholdelse af et ordinært repræsentantskabsmøde, eller ekstraordinært repræsentantskabsmøde, hvor der er sket ændringer i kredsbestyrelsens sammensætning, afholder kredsbestyrelsen konstituerende møde, hvor kredssekretær udpeges.
Forretningsudvalget består af 5 kredsbestyrelsesmedlemmer – kredsformand, kredskasserer og kredsnæstformand samt 2 kredsbestyrelsesmedlemmer, der vælges ud fra den øvrige bestyrelse på første kredsbestyrelsesmøde efter repræsentantskabsmødet.
Efter konstitueringen gør kredsbestyrelsen status over foreningens arkiv og træffer beslutning om, hvorledes arkivet fremover skal opbevares. Kredsformand/kredskassere oplyser, hvilken bankforbindelse der benyttes.
§ 2 KOMMUNIKATION
Gældende kommunikation internt i kredsbestyrelsen foregår på møder eller via e-mail. Kommunikation med kredsmedlemmer og eksterne parter foregår ved personligt fremmøde eller på e-mail. Ved afsendelse af e-mail sættes kredsformanden på CC.
§ 3 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDER
Kredsbestyrelsesmøder afholdes i henhold til kredsens vedtægt og indkaldes skriftligt (på e-mail) af kredsformanden med mindst 8 dages varsel, og dagsorden for mødet skal medfølge. Varslet kan dog nedsættes hvis særlige forhold nødvendiggør det.
Medlemmer af kredsbestyrelsen kan begære indkaldelse til ekstraordinært møde for behandling af et angivet emne. Begæring herom fremsættes skriftligt til kredsformanden med en redegørelse for det forslag, der ønskes behandlet. Kredsbestyrelsen kan anmode om at få punkter sat på kredsbestyrelsesmødets dagsorden. Sådanne skal være kredsformanden skriftligt i hænde senest 14 dage før mødets afholdelse.
Hvis et medlem er forhindret i at deltage ved et indkaldt kredsbestyrelsesmøde, sendes en suppleant til mødet. Suppleanten skal være medlem af bestyrelsen i foreningen.
§ 4 KREDSBESTYRELSESMØDERNES AFVIKLING
Møderne ledes af kredsformanden eller i dennes fravær kredsnæstformanden.
Kredsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mødet er lovligt indkaldt og mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Afgørelser træffes med simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er kredsformandens, i dennes fravær kredsnæstformandens, stemme udslagsgivende.
Et kredsbestyrelsesmedlem har pligt til at underrette den øvrige kredsbestyrelse om forhold, der kan rejse tvivl om vedkommendes habilitet. Den øvrige kredsbestyrelse træffer derpå afgørelse om, hvorvidt vedkommende skal anses for værende inhabil i den pågældende sag.
Ved de ordinære kredsbestyrelsesmøder skal kredskassereren skriftligt orientere kredsbestyrelsen om kredsens økonomiske status.
§ 5 REFERAT
Det er kredssekretærens opgave at tage referat af kredsbestyrelsens drøftelser og beslutninger.
Af referatet skal fremgå:
Mødets lovlighed og beslutningsdygtighed.
Deltagere samt fraværende.
Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt væsentlige synspunkter, oplysninger og afvigende meninger, der ønskes tilført referatet.
Referatet udsendes til samtlige kredsbestyrelsesmedlemmer (på e-mail) indenfor én uge. Rettelser til referatet skal sendes på e-mail til kredssekretæren inden 14 dage. Herefter betragtes det udsendte for godkendt.
§ 6 SÆRLIGE FORHOLD OG FORPLIGTELSER
Det understreges, at kredsbestyrelsens medlemmer er forpligtet til at udøve deres virke under ansvar for Kredsvedtægten, Kolonihaveforbundets vedtægt, Kolonihaveloven samt pålæg i øvrigt fra offentlige myndigheder.
Kredsbestyrelsen og medlemmer af udvalg under kredsbestyrelsen har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de måtte erfare af personlig og økonomisk art i deres egenskab af kredsbestyrelses- eller udvalgsmedlemmer, medmindre anden beslutning træffes af kredsbestyrelsen.
Udtræder et medlem af kredsbestyrelsen, skal vedkommende til kredsbestyrelsens formand tilbagelevere materiale af fortrolig karakter, som han/hun har modtaget i sin egenskab af kredsbestyrelsesmedlem, herunder eventuelle genparter, kopier etc. af samme. Materiale modtaget elektronisk skal slettes. Det udtrædende kredsbestyrelsesmedlem skal til enhver tid iagttage sin tavshedspligt.
Et hvert kredsbestyrelsesmedlem forventes at optræde loyalt over for den øvrige kredsbestyrelse. Hvis et kredsbestyrelsesmedlem bryder sin tavshedspligt eller optræder groft illoyalt i forhold til den øvrige kredsbestyrelse, kan denne udtrykke sin mistillid til vedkommende. Fratræder vedkommende af den årsag, indtræder suppleanten.
§ 7 TEGNINGSRET OG BANKFORBINDELSE
Kredsen benytter Vestjysk Bank.
Kredsen forpligtes ved underskrift af kredskasserer, som kan råde over kort og netbank til foreningens bankkonti. Bestyrelsen kan meddele prokura.
§ 8 BERETNING OG ÅRSREGNSKAB
Før repræsentantskabsmødet gennemgår kredsbestyrelsen udkast til kredsformandens beretning for det forløbne år.
Udkast til årsregnskabet udarbejdes af kredskassereren og forelægges for revisionen i tid nok til, at det af revisionen gennemgåede årsregnskab, kan udsendes til kredsbestyrelsen senest 3 (tre) uger før udsendelsen til medlemmerne.
Årsregnskabet behandles herefter på et kredsbestyrelsesmøde, hvor kredsbestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægten, gældende lovgivning samt god regnskabsskik.
Således vedtaget på kredsbestyrelsesmøde 10. maj 2023.