FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN I VESTJYLLAND KREDS
§ 1 KONSTITUERING OG ARKIV
Umiddelbart efter afholdelse af en ordinær generalforsamling, eller ekstraordinær generalforsamling, hvor der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning, afholder bestyrelsen konstituerende møde, hvor sekretær udpeges.
Forretningsudvalget består af 5 bestyrelsesmedlemmer – formand, kasserer og næstformand samt 2 bestyrelsesmedlemmer, der vælges ud fra den øvrige bestyrelse på repræsentantskabsmødet.
Efter konstitueringen gør bestyrelsen status over foreningens arkiv og træffer beslutning om, hvorledes arkivet fremover skal opbevares. Formand/kassere oplyser, hvilken bankforbindelse der benyttes.
§ 2 KOMMUNIKATION
Gældende kommunikation til bestyrelsen foregår via e-mail.
§ 3 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDER
Bestyrelsesmøder afholdes i henhold til kredsens vedtægt og indkaldes skriftligt af formanden med mindst 8 dages varsel, og dagsorden for mødet skal medfølge. Varslet kan dog nedsættes hvis særlige forhold nødvendiggør det.
Medlemmer af bestyrelsen kan begære indkaldelse til ekstraordinært møde for behandling af et angivet emne. Begæring herom fremsættes skriftligt til formanden med en redegørelse for det forslag, der ønskes behandlet. Bestyrelsen kan anmode om at få punkter sat på bestyrelsesmødets dagsorden. Sådanne skal være formanden skriftligt i hænde senest 14 dage før mødets afholdelse.
Hvis et medlem er forhindret i at deltage ved et indkaldt bestyrelsesmøde, sendes en suppleant til mødet. Suppleanten skal være medlem af bestyrelsen.
§ 4 BESTYRELSESMØDERNES AFVIKLING
Møderne ledes af formanden eller i hans fravær næstformanden.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mødet er lovligt indkaldt og mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Afgørelser træffes med simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens, i dennes fravær næstformandens, stemme udslagsgivende.
Et bestyrelsesmedlem har pligt til at underrette den øvrige bestyrelse om forhold, der kan rejse tvivl om vedkommendes habilitet. Den øvrige bestyrelse træffer derpå afgørelse om, hvorvidt vedkommende skal anses for værende inhabil i den pågældende sag.
Ved de ordinære bestyrelsesmøder skal kassereren skriftligt orientere bestyrelsen om kredsens økonomiske status.
§ 5 REFERAT
Det er sekretærens opgave at tage referat af bestyrelsens drøftelser og beslutninger.
Af referatet skal fremgå:
Mødets lovlighed og beslutningsdygtighed
Deltagere samt fraværende.
Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt væsentlige synspunkter, oplysninger og afvigende meninger, der ønskes tilført referatet.
Referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer indenfor én uge. Rettelser til referatet skal sendes til sekretæren inden 14 dage. Herefter betragtes det udsendte for godkendt.
§ 6 SÆRLIGE FORHOLD OG FORPLIGTELSER
Det understreges, at bestyrelsens medlemmer er forpligtet til at udøve deres virke under ansvar for Kredsvedtægten, Kolonihaveforbundets vedtægt, Kolonihaveloven samt pålæg i øvrigt fra offentlige myndigheder.
Bestyrelsen og medlemmer af udvalg under bestyrelsen har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de måtte erfare af personlig og økonomisk art i deres egenskab af bestyrelses- eller udvalgsmedlemmer, medmindre anden beslutning træffes af bestyrelsen.
Udtræder et medlem af bestyrelsen, skal vedkommende til bestyrelsens formand tilbagelevere materiale af fortrolig karakter, som han/hun har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, herunder eventuelle genparter, kopier etc. af samme. Materiale modtaget elektronisk skal slettes. Det udtrædende bestyrelsesmedlem skal til enhver tid iagttage sin tavshedspligt.
Et hvert bestyrelsesmedlem forventes at optræde loyalt over for den øvrige bestyrelse. Hvis et bestyrelsesmedlem bryder sin tavshedspligt eller optræder groft illoyalt i forhold til den øvrige bestyrelse, kan denne udtrykke sin mistillid til vedkommende. Fratræder vedkommende af den årsag, indtræder suppleanten.
§ 7 BERETNING OG ÅRSREGNSKAB
Før repræsentantskabsmødet gennemgår bestyrelsen udkast til formandens beretning for det forløbne år.
Udkast til årsregnskabet udarbejdes af kassereren og forelægges for revisionen så betids, at det af revisionen gennemgåede årsregnskab, kan udsendes til bestyrelsen senest 3 (tre) uger før udsendelsen til medlemmerne.
Årsregnskabet behandles herefter på et bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægten og gældende lovgivning.
Således vedtaget på bestyrelsesmøde 4. august 2020.